Datenverarbeitung im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei Bewerbungen über unser Online-Bewerbungsportal oder via E-Mail, verarbeiten wir personenbezogene Daten zum Zwecke der Durchführung unseres Bewerbungsprozesses und zum Zwecke der Vorbereitung von etwaigen Vertragsdokumenten. Indem Sie eine Bewerbung über unser Online-Portal oder per E-Mail einreichen, drücken Sie Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns aus. In diesem Zusammenhang übermitteln Sie uns personenbezogene Daten von Ihnen, die wir ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeiten und temporär speichern. Wir verarbeiten grundsätzlich nur die Daten, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind, wie beispielsweise:
Des Weiteren ist es möglich, uns aussagekräftige Dokumente wie z. B. ein Anschreiben, einen Lebenslauf, Referenzen oder Arbeitszeugnisse bisheriger Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen. Diese enthalten weitere personenbezogene Daten. Auf unserer Seite haben nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten und nur, weil diese auf unserer Seite in den Bewerbungs- und Auswahlprozess zwingend involviert sind. Personenbezogene Daten werden ausschließlich für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.
Zu beachten ist, dass eine unverschlüsselte E-Mail grundsätzlich kein sicheres Kommunikationsmittel für Bewerbungen ist. Bewerbungen per E-Mail sollten daher auf einem sicheren Übermittlungsweg erfolgen. Wir empfehlen in diesen Fällen die Übersendung als verschlüsselte E-Mail.
2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Rechtsgrundlage bildet grundsätzlich Art. 6 I 1 lit. b) DSGVO bzw. § 26 I 1 BDSG. Sofern eine längere, über das konkrete Bewerbungsverfahren hinausgehende Speicherung der Bewerbungsunterlagen gewünscht wird, um beispielsweise die Bewerbung auch für andere Stellen bei uns berücksichtigen zu können, ist dafür die Einwilligung nach Art. 6 I 1 lit.a) DSGVO (i. V. m. § 26 II BDSG) die Rechtsgrundlage.
3. Weitergabe von personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess
Personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses von Ihnen erheben, werden mittels TLS Verschlüsselung in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, die eine Software zum Bewerber- und HR Management anbietet (www.personio.com/legal-notice), betrieben. In diesem Zusammenhang ist Personio unser Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung unterliegt einem Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen uns und der Personio GmbH.
4. Personaldienstleister
Soweit wir Bewerbungen und damit verbunden personenbezogenen Daten über externe Personaldienstleistern erhalten, verarbeiten wir personenbezogene Daten aus dieser Quelle entsprechend.
5. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Bewerberdaten werden von uns spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Bewerberdaten werden im Falle einer Einwilligung für eine längere Speicherung der Bewerbungsunterlagen von uns spätestens nach zwölf Monaten gelöscht. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, kann die Speicherdauer bis zu zehn Jahre betragen.
https://www.statworx.com/datenschutz/ Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite
Allgemeines
Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio.
Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter:
privacy@personio.com
Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)
Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person.
Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG.
Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus.
Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Fehlerprotokolle („Error-Logs“)
Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG.
Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst.
Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Einsatz von Cookies
Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“).
Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich.
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Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).
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Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.